آرمان صنعت برق > بعد اجرایی نیروی انسانی > انتخاب شاخصهاي مناسب > شاخص تدوين و انتقال سازماني

دراين شاخص دو مفهوم ” تدوين“ و ” انتقال“ دانش سازماني مورد توجه قرارگرفته است كه ابتدا درمورد هريك، اصول حاكم ، روشها و ملاحظات موجود را ذكرمي كنيم.

تدوين دانش سازماني يعني گنجاندن آن در قالبهايي كه به واسطه آنها ، دسترسي كليه اشخاص نيازمند آن تسهيل شود، اين فرآيند درادبيات غالباً به رمزگذاري دانش موسوم است و شامل توانائيها و مهارتهايي مانند دسته‌بندي، تشريح، مدل‌سازي، الگوبرداري، شبيه‌سازي، وگنجاندن دانش درقوانين و دستورالعملها مي‌شود. هريك از اين رويكردها محدوديتها و ارزشهاي خاص خود را دارد و مي‌توان آنها را به طور مستقل يا با هم بكار برد.

نخستين مشكل مطرح در تدوين اين است كه دانش را چگونه تدوين كنيم تا ويژگيهاي خود را از دست ندهد، به بيان بهتر ساختاريافتگي درتدوين دانش امري لازم است، اما ساختاريافتگي بيش از حد، قاتل دانش است. مشكل ديگر انتخاب بخشي ازدانش سازماني براي رمزگذاري است، چرا كه تدوين مجموعه دانش سازمان ، كاري عظيم و بيهوده است. درتدوين دانش چهاراصل زير بايد مد نظر قرارگيرد :

1- بايستي مشخص شود كه دانش مدون‌شده بايد به كداميك از اهداف سازماني معطوف باشد.

2- بايستي دانش مورد نظر را در تمامي اشكال آن بدرستي شناسايي كرد.

3- بايد فايده و ارتباط دانش با هدفها، مبناي تدوين آن قرارگيرد .

4- بايد وسيله‌‌‌‌اي مناسب براي رمزگذاري و توزيع دانش بوجود آيد و در دسترس قرار گيرد.

همچنانكه ذكر شد، دانش ( و ازجمله دانش سازماني ) به دو دسته كلي صريح و ضمني تقسيم مي‌شود. تدوين دانش صريح كاري نسبتاً ساده است، چرا كه بخش مهمي ازفرايند رمزگذاري انجام شده است، تنها بايد به خوبي دسته بندي شده و دردسترس ديگران قرارگيرد. فناوري اطلاعات بخصوص قدرت ذخيره‌سازي و ارتباطي آن دراين زمينه نقش مهمي را ايفا مي‌كند. اما اين امكان كه دانش ضمني را كه صاحبانش آن را به مرور زمان كسب كرده و درذهن خود پخته و پرورانده‌اند، درچارچوب اسناد و مدارك يا حافظه رايانه بتوان گنجاند و تكثير كرد، تقريباً وجود ندارد. اين نوع دانش، آن قدر با يادگيري و شيوه‌هاي آموختن درهم تنيده شده است كه نمي‌توان قوانين آن را ازالگوهاي رفتارافراد، تميزداد. همين ويژگي دانش ضمني سبب مي‌شود كه فرآيند رمزگذاري آن عموماً به شناسايي فرد صاحب دانش، هدايت جوينده دانش به سوي او و تشويق آنان به مبادله دانش محدود شود. ازاين جهت درتدوين دانش ضمني، به روشي به نام نقشه دانش اشاره مي‌شود.

نقشه دانش، گرچه به دانش اشاره دارد، ولي حامل آن نيست. در واقع نقشه دانش راهنمايي است كه صاحبان دانش، اعم از دفاتر و مدارك حاوي دانش و دانشگران را معرفي مي‌كند. هدف اصلي نقشه دانش، دادن نشاني محل مراجعه در سازمان براي كسب دانش مورد نياز است.

انتقال دانش سازماني: انتقال دانش، مستلزم برداشتن دو گام است، ارسال (فرستادن يا عرضه داشتن به گيرنده‌اي بالقوه) و جذب آن توسط شخص يا گروه گيرنده. دانش اگر جذب نشود، انتقالي رخ نمي‌دهد. صرف در دسترس بودن دانش، به معني انتقال آن نيست.

نكته ديگر رابطه بين سرعت و قوام دانش منتقل‌شده است. قوام دانش به غناي دانش منتقل‌شده، بستگي دارد. چه مقدار از دانشي كه سعي داريم منتقل شود، واقعاٌ جذب شده و مورد استفاده قرار مي‌گيرد؟ آيا دانش جذب‌شده با آنچه سعي در انتقال آن بوده، شباهتي دارد؟ عوامل زيادي، بخصوص روشهاي انتقال دانش، بر قوام آن تاثير دارند. دانشي كه طي رابطه‌اي نسبتاً طولاني با ماهيت استاد– شاگردي منتقل مي‌شود، عمق و چسبندگي زيادي دارد. در مقابل دانشي كه از يك پايگاه اطلاعاتي و به وسيله خواندن يك مقاله، كسب مي‌شود، بسيار بي‌قوام و سطحي است. بدين لحاظ، غالباً سرعت با قوام و دوام دانش در تضاد قرار مي‌گيرند و بسياري از روشهاي انتقال دانش، به دستيابي به نوعي تعامل ميان سرعت و غلظت محتواي دانش منتقل‌شده، رضايت مي‌دهند.

انتقال دانش ضمني، همچون تدوين آن بمراتب مشكل‌تر از انتقال دانش صريح است. در واقع اكثر روشهاي انتقال دانش ضمني، چاره‌جويي موثر براي دادن فرصت گفت‌وشنود به كاركنان هستند. در واقع علاوه بر استفاده از روشهاي ساخت‌يافته براي انتقال دانش، يكي از راهبردهاي مديريت دانش، تحقق مبادلات خلق‌الساعه دانش است، روشهايي مانند گفت‌وگو در اتاق نهارخوري، يا اتاقهاي گفت‌وگوي ژاپني، بسط و توسعه روابط كاركنان در خارج از محيط كار و ... روشهاي تحقق اين راهبرد مي‌باشند.

عوامل فرهنگي زيادي از انتقال دانش جلوگيري مي‌كنند، يا از سرعت آن مي‌كاهند. براي غلبه بر اين عوامل بايد:

- رابطه نزديك و اعتماد متقابل بين طرفين انتقال دانش ايجاد كرد.

- زبان مشترك براي درك دقايق و ظرايف دانش در حال انتقال ايجاد نمود.

- وقت كافي براي ايجاد ارتباط اختصاص داد.

- ارزشهاي سازماني تشويق‌كننده انتقال را در سازمان رشد داد.

در ساختارهاي سازماني نيز عوامل زيادي ممكن است مانع از انتقال دانش از يك فرد به افراد ديگر شود. براي غلبه بر اين موانع بايد:

- پاداش عملكرد افراد، براساس تسهيم و انتقال دانش داده شود.

- ظرفيت پذيرش در دريافت كنندگان دانش از طريق حفظ انعطاف‌پذيري ايشان افزايش يابد.

- ضرورت نقل و انتقال دانش از طريق رعايت سلسله مراتب سازماني منتفي گردد.

- در برابر اشتباهات و خطاهاي خلاق، بجاي ناشكيبايي و تنبيه، پاداش داده شود.

در واقع در برابر دانش نيز بازاري گسترده است كه همانند ساير بازارها، در آن خريدار، فروشنده، دلال، سامانه قيمت‌گذاري، ميل به احتكار و انحصار و ... وجود دارد و عدم توجه به اين عوامل و قوانين سبب مي‌شود انتقال دانش سازماني بر خلاف ميل مديريت دانش، به خوبي انجام نشود.

شاخص تدوين و انتقال سازماني را به صورت زير تعريف مي‌كنيم:

نام شاخص: تدوين و انتقال دانش سازماني

تعريف شاخص: تعيين و بكارگيري روشهايي براي تدوين و انتقال دانش موجود در نزد يك فرد يا يك گروه از افراد سازمان. اين شاخص نشان دهنده اقدامات علمي و سيستميك شركتها در مستندسازي دانش ضمني نهفته در ذهن افراد و گروههاي كاري و تبديل آن به دانش صريح و مكتوب مي‌باشد. همچنين به اشتراك‌گذاري دانش در بين افراد سازمان و امكان استفاده همگاني از آن نيز توسط اين شاخص سنجيده مي‌شود.

روش محاسبه: وجود روش و استفاده از آن در سطوح مختلف سازماني صنعت برق